Bircan ŞEŞEN

Günümüzde, kurumların varlıklarını sürdürebilmeleri için maliyetlerini azaltmak ve verimliliklerini arttırmak zorundadırlar. Bu durum; kurumları, rakiplerinden farklı yeni çalışma yöntemleri bulmaya zorlar.

Kurumların, günlük işlerini daha az maliyet ile ve daha verimli yürütebilmeleri için gereken değişiklikler yeni projeler ile sağlanabilir. Projelerde yönetilmesi gereken 9 problem alanından biri olan risk yönetimi organizasyonun bir parçası olur. Kurumun, yönetim seviyesindeki kişileri birçok kararı ellerinde tam veri olmaksızın yani belli bir seviyedeki belirsizlik altında vermeleri gereken durumlarla karşı karşıya kalırlar ki bu durumda belirsizlikten oluşacak riskleri yönetmelidirler.

Proje risk yönetimi, proje risklerini belirlemek ve bu risklere karşı ya bu risklerin oluşma olasılıklarını düşürücü veya bu risklerden kaçınmayı sağlayıcı yöntemler geliştirmektir. Projelerde, riskler her zaman tehdit (threat)  olarak karşımıza çıkmaz bazen fırsat (opportunity) olarak gelebilirler. Proje risk yönetimi, işlerin kötü gitmesi olasılığını ve oluşabilecek risklerin projeye yapacağı olumsuz etkinin düşürülmesini  veya olumlu etkinin yükseltilmesine yönelik planlamayı ve uygulamayı içermektedir. Bu çalışma yapıcılık, yaratıcılık ve öngörü ister.

Bir örnek ile bu durumu açıklayacak olursak, proje yürütülürken gerekli olan aktivitelerden biri, periyodik toplantılardır. Proje Yöneticisi olarak, toplantının gündemin içinde kalarak, katılımcılara vermek istenilen mesaj verilerek ve zamanında bitmesini sağlamak, en önemli görevlerimizden biridir. Fakat her zaman proje ekibimiz içinde, toplantıya zamanında gelmeyen, toplantının gündemini değiştirmek isteyen, toplantının süresini uzatmak için katılımcılara toplantı dışında sorular yönelten, proje yöneticisini zor durumda bırakan çalışma arkadaşlarınız olabilir. Bu risk faktörüne karşı Proje Yöneticisinin alması gereken önlemlerden bazıları;

* Toplantının taslak gündemini, amacını ve anahtar katılımcılarını, tüm katılımcılarla paylaşmak ve onların önerileri ile son haline getirmek,

* Toplantı yerini, saatini, süresini belirlemek katılımcılara duyurmak,

* Toplantıya mutlaka tüm katılımcılardan önce gelip, toplantı başlama süresine kadar sohbet etmek (5,10 dakika)

* Toplantıya başlarken, toplantının amacını belirlemek, toplantıdan sonra yapılması belirlenen işlerin takipçisi olmak ve sonuçlarını tüm katılımcılar ile paylaşmak,

* Katılımcıların davranış biçimlerini bilmek ve en doğru yanıtı vermek.

Yukarıda belirlenen veya sizin özel koşullarınıza göre alınması gereken önlemler ile proje periyodik toplantılarını planladığınıza yakın bir sonuç ile gerçekleştirebilirsiniz.
Projelerde risk yönetiminin amacı şu şekilde özetlenebilir:

1. Kapsam, kalite, zaman- maliyet açısından projeyi etkileyebilecek ve yönetmemiz gereken risk faktörlerini anlaşılabilir olarak belirlemek,                              
                                 
2. Her faktörün projeye etki miktarını ölçmek,

3. Risklerin projedeki kontrol edilebilen faktörler üzerindeki etkileri deneyerek, 
oluşabilecek etkiyi hafifletmek ve projeyi planlanan bütçe, zaman, kalitede kapsamı içinde kalarak başarılı bir şekilde bitirmek.

bircan.sesen@ipyd.org