Şöyle bir senaryo düşünün: Şirketin büyük ve kritik projelerinden birine, bir önceki Proje Yöneticisi işten ayrıldığı için Proje Yöneticisi olarak atandınız.  Yeni Proje Yöneticisi olarak, elinizde sadece eski Proje Yöneticisi’nden kalan  Proje Tanım Dökümanı ve MS Project’te hazırlanmış bir Proje Planı var.

Projenin uygulama aşamasına dair ise elle tutulur bir döküman yok. Çoğu yöneticimizin yaptığı gibi projeye bir  Türk gibi istek ve arzuyla başlanmış.  Fakat projenin ilerleyen aşamalarında  aynı özen gösterilmemiş ve projenin ana işleri arasında olması gerek dökümantasyon ihmal edilmiş. Uygulama aşamasına ait bilgilerin çoğu eski Proje Yöneticisinin kafasında dosyalanmış. Yazışmalar da onun e-posta hesabına gömülmüş.

Ayrılış sırasında yaşanan idari aksaklıklar nedeniyle de iki Proje Yöneticisi biraraya gelip devir sürecini gerçekleştirememiş. Yeni Proje Yöneticisi olarak “Enkaz devralma” durumunun ilk sinyallerini almaya başlıyorsunuz. Proje takımı ve müşteri ile tanıştığınızda ise yeni sinyaller alıyorsunuz: Proje” zaman” ve “bütçe” olarak planlanın gerisine düşmüş!

Böyle bir durumda, Proje Tanımlama Dökümanı  proje takımı ile müşteri arasındaki bir sözleşme gibidir. Ne, ne zaman, kim tarafından, nasıl ve ne kadar sürede yapılacak bu dökümanda bildirilmiştir ve müşteri tarafından kabul edilmiştir. Yeni Proje Yöneticisinin bunları değiştirmek gibi bir şansı yoktur, projeyi yeniden değerlendirip düzeltmek için ise tek bir şansı vardır.

Proje Yöneticisi, öncelikle proje takımı ve müşteri ile yaptığı görüşmelere istinaden mevcut durumu raporlamalıdır. Mevcut durumla, proje referans planı (project baseline) arasındaki sapmaları hesaplayarak proje performansını çıkarmalıdır.

Proje, maliyet bütçe tahminlemesinin üzerinde ilerliyorsa, Kazanılmış Değer Yöntemi (Earned Value) kullanarak maliyet kontrolünü sağlamalıdır.

Proje, zaman programında tahminlenenden daha yavaş ilerliyorsa, kritik yol üzerindeki aktiviteler için  Crashing (kritik yol üzerindeki aktivitelere daha fazla kaynak aktarmak) ve Fast Tracking (ardışık olarak yapılan aktiviteleri paralel yapmak) gibi teknikleri uygulayarak zaman kontrolünü sağlamalıdır.

Peki, her eve lazım bu bir-iki yöntemle enkaz kaldırılabilir mi? Maalesef o kadar kolay değil. Bu noktada karşımıza meşhur “Proje zaman-maliyet-kapsam üçgeni” çıkar. Proje Yöneticisi zaman, bütçe veya kapsamdan birinde yaptığı değişikliğin diğerlerini etkileyeceğini aklından çıkarmamalı ve hesaplarını buna göre yapmalıdır.
 

M. Şirin Aktaş