İstanbul Proje Yönetim Derneği'nin 2009-2010 Çalışma Dönemi'ne ait 2009 yılı faaliyet raporunu ekte bulabilirsiniz.

Rapor Çalışma dönemi içerisinde tamamlanan ve devam eden projeleri içermektedir.

Günümüzde yaptığımız işler kadar onlardan doğru ve anlaşılır biçimde doküman oluşturmak da önemlidir. Normal işlerde doküman üretmek, projelerde doküman üretmekten daha kolaydır, çünkü sürekli aynı formatta işlerden aynı dokümanlar oluşur ve bunlar bir dosyada toplanmak zorunda kalır.  Bu bilgilere ulaşırken,  kurumun ihtiyacına göre anahtar alanlar kendiliğinden zaman içinde oluşur. Örneğin; Yıl, Müşteri .., öyle ki artık herkes o bilgilere nasıl ulaşacağını bilir.

Bu hafta birlikte, Proje Yönetiminin en önemli problem alanlarından biri olan  ”İletişim Yönetimi” konusunu ele alacağız. İletişim Yönetimi, Proje bilgilerinin zamanında ve doğru biçimde üretilmesi, derlenmesi, saklanması, düzenlenmesi, izlenmesi süreçlerini kurumun iletişim teknolojisinin izin verdiği ölçüde, iletişim kanallarını kullanarak ilgili kişilere doğru zamanda dağıtılmasıdır. Özellikle, projeler ile çalışan kurumlar iletişim stratejisi geliştirirler, iç ve dıştan gelen bilgilerin gideceği kişileri tanımlayarak bir bilgi akış sistemi oluştururlar ise, projelerde iletişimden kaynaklı hata oranını en aza indirebilirler.

Projeler; belirlenen kapsam, kısıtlı kaynak ile başlangıç, bitiş zamanları ve bütçeleri belli olan özgün ürün, hizmet veya rapor üreten çalışmalar bütünüdür. Projelerde kapsam belirlemek,  proje yürütme sürecinde belirlediğimiz kapsam içinde kalmak zordur. Projelerde zor olan başka bir konu, kurum içinde var olan bilginin gün ışığına çıkması, gerekli kişilere ulaşması, doğru kişilerden, doğru bilginin, doğru zamanda alınarak dokümanlarda doğru yerini almasıdır.

Bilgi İşlem projelerinde proje sonucunda elde edilen ürünün/yazılımın kullanımı için “Kullanıcı El Kitabı” dokümanına ihtiyaç vardır. Ancak bu konu hiçbir proje yönetim metodolojisi içinde yer almamaktadır. Kullanıcı el kitabı deyince aklımıza, kağıt üzerinde ürünün kullanımı için yol gösteren bilgiler veya yine kullanım için çevrimiçi yardım uygulaması gelir, bu dokümanlar kullanıcının uygulamayı kullanırken hayatını biraz daha kolaylaştırmak için yapılmıştır. Basit ve kullanıcının anlayacağı bir formatta olmalıdır.

Günümüzde, kurumların varlıklarını sürdürebilmeleri için maliyetlerini azaltmak ve verimliliklerini arttırmak zorundadırlar. Bu durum; kurumları, rakiplerinden farklı yeni çalışma yöntemleri bulmaya zorlar.

Projelerin başarısı Proje Yönetici’lerinin olduğu kadar proje çalışanlarının “takım” olarak çalışması ile yakından ilgilidir. Proje ekibinin, “Proje Takımı” olabilmesi için gereken  koşullardan en önemlileri; yönetimin desteği, proje yöneticisinin liderliği ve ekip seçilirken dikkat edilmesi gereken noktalardır. Bu yazıda, proje yöneticisinin liderliği ve takım çalışması arasındaki etkileşim üzerinde duracağız.

Projelerde kalite, projenin sonunda ortaya çıkacak ürün veya hizmetin müşteri istek ve beklentilerini tam olarak karşılaması için, kurumun belirlediği kalite politikası, hedeflerine uygun, projenin belirlenen maliyeti ve zamanı içinde kalarak, proje süreçlerinin yönetilmesidir.

Proje Risk Yönetimi, proje yaşam döngüsü süresince oluşabilecek olumsuz olayların, oluştuğu anda çözümleme çalışmaları değildir. Olaylar oluşmadan önce,  gereken çalışmaların yapılmasıdır. Proje riskleri bazen biraz öngörü ve araştırma ile fırsatlara dönüştürülebilir veya proje fırsatları pozitif riskler olarak yönetilebilir. Ne yazık ki pozitif riskler ya görmezlikten gelinir ya da gelişigüzel değerlendirilerek oluşabilecek fırsatlar gözden kaçırılır.